基本情報の書き方
氏名・ふりがな
氏名は正式な漢字で記入します。「ふりがな」はひらがな、「フリガナ」はカタカナで書きます。
生年月日・年齢
西暦・和暦のどちらでも構いませんが、履歴書全体で統一します。年齢は提出時点の満年齢を書きます。
住所・連絡先
住所は都道府県から建物名・部屋番号まで省略せずに書きます。電話番号は日中つながる番号、メールアドレスはビジネス向けのものを使います。
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COMPLETE WRITING GUIDE
履歴書・職務経歴書の書き方ガイド 完全版
履歴書の基本から、職務経歴書・送付状・退職届・志望動機・面接準備まで。読みながらKimarunですぐ作成できます。
1. 履歴書の基本ルール
用紙サイズ
履歴書はA4（見開きA3）とB5（見開きB4）が一般的です。企業の指定がなければどちらでも構いませんが、転職ではA4が主流です。
履歴書を手書きする場合は確認
| サイズ | 特徴 | おすすめの場面 |
|---|---|---|
| A4（見開きA3） | 記入欄が広い | 転職・職歴が多い場合 |
| B5（見開きB4） | コンパクト | 新卒・アルバイト |
筆記用具
黒の油性ボールペン（0.5〜0.7mm）を使います。万年筆はにじみに注意し、鉛筆・シャープペンシル・消せるボールペンは使いません。
修正方法
修正液や修正テープは使わず、最初から書き直すのが基本です。やむを得ない場合は二重線と訂正印で修正します。
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2. 履歴書の正しい書き方
書きたい項目をタップすると、詳しい書き方に移動します。
学歴・職歴の書き方
学歴の書き方
一般には高等学校卒業から記載します。学校名、学部・学科名は省略せず正式名称で書きます。
職歴の書き方
会社名は省略せず正式名称で書き、入社・退職年月、部署名、職種を記載します。
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志望動機の書き方
志望動機の基本構成
次の3つの要素を含めると、説得力が増します。
- なぜその業界・職種か興味を持ったきっかけ
- なぜその企業か他社ではなく選んだ理由
- 入社後どう貢献できるか経験をどう活かせるか
志望動機のNG例
- 「安定性に惹かれました」受け身な印象
- 「勉強させていただきたい」貢献意欲が伝わらない
- 「給与・福利厚生が良いから」条件だけの志望に見える
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自己PRの書き方
自己PRの基本構成（PREP法）
自己PRはPREP法を使うと分かりやすく伝えられます。
- P（Point）結論・強み
- R（Reason）強みの根拠
- E（Example）具体的なエピソード
- P（Point）入社後の活かし方
自己PRで使える強み一覧
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証明写真のポイント
証明写真の基本ルール
- サイズ：縦40mm × 横30mmが標準
- 背景色：白・青・グレーが一般的
- 撮影時期：3か月以内
- 表情：口角を少し上げた自然な表情
服装のポイント
男性
濃紺やダークグレーのスーツ、白いシャツ、落ち着いた色のネクタイ。
女性
スーツまたはジャケットに白いブラウスやシャツ。過度な装飾は避けます。
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資格・免許欄の書き方
資格の正式名称
資格は略さず、正式名称で記載します。
| 略称 | 正式名称 |
|---|---|
| 英検2級 | 実用英語技能検定2級 |
| 簿記2級 | 日商簿記検定2級 |
| 普通免許 | 普通自動車第一種運転免許 |
| MOS | Microsoft Office Specialist |
記載する資格の選び方
応募職種との関連性が高い資格を優先します。
- 英検は2級以上が記載の目安
- TOEICは600点以上が記載の目安
- 取得予定の資格は「〇〇取得予定」と記載できる
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空白期間がある場合
空白期間は正直に記載し、その期間の過ごし方を前向きに伝えます。
| 理由 | 記載例 |
|---|---|
| 病気療養 | 体調不良により療養（現在は完治し、就業に支障なし） |
| 家族の介護 | 家族の介護に従事（現在は介護体制が整い就業可能） |
| 資格取得 | 〇〇資格取得のため勉学に専念 |
| 転職活動 | 転職活動に専念 |
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3. よくあるNG事例
絶対に避けたいNG行為
- 誤字・脱字：提出前に必ず見直す
- 修正液の使用：新しい用紙へ書き直す
- 空欄を残す：該当しなければ「特になし」と記入
- 経歴の詐称：事実と異なる内容を書かない
- 使い回し：企業ごとに志望動機と日付を更新
好印象を与えるポイント
- 丁寧で読みやすい文字で書く
- 具体的な数字やエピソードを入れる
- 企業研究を志望動機に反映する
- 前向きな表現を心がける
- 第三者にも確認してもらう
4. 状況別の書き方
新卒の場合
学業やサークル、アルバイト経験を中心にアピールし、自己PRや志望動機でポテンシャルを伝えます。
- 学歴は高等学校卒業から記載
- 職歴欄は「なし」と記入
- ゼミ・研究テーマ・部活動を具体的に記載
- インターン経験があれば記載
転職の場合
職務経験と実績を具体的に示し、退職理由は前向きに表現します。
- 職歴は時系列で正確に記載
- 自己都合退職は「一身上の都合により退職」が基本
- 在職中は「現在に至る」と記載
- 応募職種に関連する経験・スキルを強調
アルバイトの場合
正社員応募より簡潔でも構いませんが、基本的な書類マナーは守ります。
- B5サイズでも可
- 学歴は中学校卒業からでも可
- シフト希望は本人希望欄に記載
- 志望動機は簡潔に勤務意欲を示す
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5. 封筒の書き方・郵送マナー
封筒の選び方
履歴書を郵送する場合は、A4を折らずに入れられる白い角形2号を使い、茶封筒は避けます。
- サイズ：角形2号（240mm × 332mm）
- 色：白色
- 素材：中身が透けないもの
宛名の書き方
- 表面には会社名、部署名、担当者名を正式名称で書く
- 左下に赤字で「履歴書在中」と書き、四角で囲む
- 裏面に自分の住所・氏名を書く
郵送時のマナー
- 書類をクリアファイルに入れる
- 送付状を同封する
- 送付状 → 履歴書 → 職務経歴書 → その他の順に重ねる
- 料金不足を避けるため郵便局の窓口から出す
- 普通郵便で送る
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6. 職務経歴書の書き方
職務経歴書とは
職務経歴書は、職務経験や実績、スキルを詳しく記載し、自分の「仕事力」を伝える書類です。
職務経歴書の基本構成
- 職務要約経歴全体を3〜5行でまとめる
- 職務経歴会社ごとに業務内容・実績を書く
- 活かせる経験・スキル応募職種に関連するスキル
- 自己PR強みと入社後の貢献
職務経歴の書き方
「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つの形式があります。
| 形式 | 特徴 | おすすめの人 |
|---|---|---|
| 編年体式 | 古い順に記載 | 社会人経験が浅い人 |
| 逆編年体式 | 新しい順に記載 | 直近の経験を伝えたい人 |
| キャリア式 | 職種・プロジェクト別 | 専門性を伝えたい人 |
実績の書き方のコツ
実績は具体的な数字を使うと説得力が増します。
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7. 退職届・退職願の書き方
退職届と退職願の違い
退職届と退職願は、目的と提出後の扱いが異なります。
| 書類 | 目的 | 提出後の扱い |
|---|---|---|
| 退職願 | 退職の意思を会社へ申し出る | 承認前は会社へ確認 |
| 退職届 | 退職の意思を正式に届け出る | 変更が難しい |
| 辞表 | 役員・公務員が辞職を表明する | 変更が難しい |
退職届・退職願の基本項目
- タイトル：「退職届」または「退職願」
- 宛名：代表取締役社長宛て
- 提出日：提出する日付
- 所属・氏名：部署名と氏名（押印）
- 本文：退職理由と退職希望日
退職理由の書き方
原則として「一身上の都合により」と書き、転職や結婚などの具体的な理由は記載しません。
退職願の記入例
私儀、このたび一身上の都合により、 令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、 ここにお願い申し上げます。
提出時期と提出先
期間の定めのない雇用では、法律上は原則2週間前の申し入れが必要です。就業規則を確認し、実務上は1〜2か月前を目安に直属の上司へ相談します。
| 職種・立場 | 提出時期の目安 |
|---|---|
| 一般職 | 1〜2か月前 |
| 管理職 | 2〜3か月前 |
| 専門職 | 3〜6か月前 |
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8. 送付状の書き方
送付状とは
送付状（添え状・カバーレター）は、応募書類の内容を簡潔に伝え、丁寧な印象を与える文書です。
送付状の基本構成
- 日付投函日または届く予定日
- 宛名会社名・部署名・担当者名
- 差出人氏名、住所、連絡先
- 件名「応募書類の送付について」など
- 本文挨拶・応募の経緯・自己PR
- 同封書類送付する書類の一覧
送付状の例文
本文例
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたび、貴社の〇〇職の求人を拝見し、応募書類を送付いたします。これまでの〇〇の経験を活かし、貴社へ貢献したいと考えております。 ご検討のうえ、面接の機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
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9. 職種別志望動機の例文
事務職の志望動機
営業事務として3年間、受発注管理、請求書作成、顧客対応を担当しました。正確さと処理速度を意識し、ミスのない運用を継続してきました。お客様を重視する貴社で経験を活かし、業務効率化に貢献したいと考え志望しました。
営業職の志望動機
法人営業で新規開拓を担当し、年間売上目標を3年連続で達成しました。顧客の課題を聞き取り、適切な提案を組み立てることにやりがいを感じています。この営業経験を活かし、貴社製品の市場拡大に貢献したいと考え志望しました。
看護師の志望動機
急性期病棟で5年間、救急対応から退院支援まで経験しました。患者様一人ひとりに寄り添い、多職種と連携することを大切にしてきました。患者様を中心に考える貴院で、質の高い看護に貢献したいと考え志望しました。
ITエンジニアの志望動機
Webアプリケーション開発に3年間携わり、要件定義から運用保守まで担当しました。業務効率化ツールの開発では、チームの生産性向上に取り組みました。技術を積極的に活用する貴社で、サービスの成長に貢献したいと考えています。
経理職の志望動機
経理部門で4年間、月次・年次決算や税務関連業務を担当しました。日商簿記2級の知識を活かし、正確で迅速な処理を心がけています。成長を続ける貴社を経理面から支え、財務基盤の強化に貢献したいと考え志望しました。
市役所（公務員）の志望動機
生まれ育った〇〇市の発展に貢献したいと考え志望しました。大学時代のボランティア活動で住民の方々と関わり、行政サービスの重要性を実感しました。市民の声に寄り添い、暮らしやすいまちづくりに取り組みたいと考えています。
10. 面接対策のポイント
面接でよく聞かれる質問
自己紹介1〜2分で経歴と強みを簡潔に伝える
志望動機なぜこの会社・職種なのかを説明する
転職理由次に実現したいことへつなげる
長所・短所具体的な行動や経験を添える
キャリアプラン入社後の目標を明確にする
逆質問会社への関心が伝わる質問を用意する
転職理由の答え方
ネガティブな内容を避け、前向きな表現へ言い換えます。
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 給与が低かった | 成果を正当に評価される環境で働きたい |
| 人間関係が悪かった | チームワークを重視する環境で力を発揮したい |
| 残業が多すぎた | 効率的に働き、成果を出せる環境を求めている |
| 仕事が単調だった | より専門性を高められる仕事に挑戦したい |
面接マナーの基本
- 10分前に到着し、5分前に受付
- 3回ノックして「失礼します」と入室
- 勧められてから着席
- 背筋を伸ばし、相手を見て話す
- 退室時にお礼を伝える
逆質問の例
会社への関心が伝わる質問を用意しましょう。
- 入社後の研修制度について教えてください
- 配属予定チームの雰囲気を教えてください
- 活躍している方の共通点は何ですか
- 今後の事業展開について教えてください
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